Форма заказа презентации системы "Как правильно выбрать СЭД?"
* Заполните, пожалуйста, форму и нажмите кнопку "Отправить".
После отправки данных с Вами свяжутся в ближайшее время для согласования даты и времени возможной презентации.
x
Форма для вопроса по "Как правильно выбрать СЭД?"
* Заполните, пожалуйста, форму и нажмите кнопку "Отправить".
x
Leave feedback on LibOpenOffice

Please, help us to improve LibOpenOffice library. Leave your e-mail address.
In future we can send you some questions via e-mail.

x
We noticed your non-Russian localization.
Would you like to switch to English version of website?

x
Как правильно выбрать СЭД?
06 Ноября 2013

Современные системы электронного документооборота (СЭД) до 75% ускоряют процессы обработки документов (регистрация, передача, согласования, подписания, хранение); автоматизируют до 80% деловых процессов и увеличивают эффективность работы; в течение нескольких секунд дают возможно поручать задачи и легко контролировать их исполнение; до 50% сокращают затраты времени и финансовых средств организации.

Вы уже поняли все преимущества автоматизации, если проанализировали сколько Вы и сотрудники Вашей компании тратят времени на поиск нужного документа последней версии, на процесс согласования приказа и других документов, на уточнение на каком этапе согласования находится документ в настоящий момент, поскольку информация между исполнителями передается медленно и по непонятным правилам. Опять-таки, нужно проявить творчество при составлении договора. А потом еще и отчет составляется вручную, поэтому от ошибок никто не застрахован.

Остается главный вопрос – как выбрать подходящую СЭД, которая будет решать конкретно Ваши задачи по автоматизации? Ведь никто не хочет платить за то, что потом использовать не будет. И второй вопрос – сколько это стоит?

Данная статья поможет руководителям и топ-менеджерам компаний понять на что стоит обратить внимание при выборе и как происходит ценообразование на рынке СЭД. Это позволит в свою очередь определить, за что Вы собираетесь заплатить деньги, и оправдана ли заявленная Вам стоимость СЭД.

1. Нужна ли Вам промышленная база данных? Все системы электронного документооборота поставляются на базе какой-либо платформы или базы данных. Зачастую разработчики, чтобы избавиться от ряда проблем нагрузок, идут по наиболее простому пути и строят свою систему на основе чрезвычайно мощных базах данных, например Microsoft SQL или Oracle. Для Вас использование такой базы данных реально оправдано, если у Вас проходит миллионы документов. Если же нет, то Вам однозначно не имеет смысла значительно переплачивать за оборудование для поддержки такой базы данных, а также за саму базу данных (стоимость лицензий). Кроме того нужен же еще и технический персонал, который будет обслуживать такую базу данных и сервер.

2. Является ли Ваш поставщик непосредственным разработчиком СЭД? На сегодняшний день многие компании распространяют свое программное обеспечение через партнерскую сеть и официальных представителей. Логично, что в таком случае в стоимость системы включена еще наценка за услуги этих посредников. Кроме того компания, которая является непосредственным разработчиком, в отличие от посредника, может без проблем доработать необходимый Вам функционал в системе.

3. Где географически находиться Ваш поставщик СЭД? Если это, например, Москва, где стоимость труда ИТ специалистов высока, то стоимость услуг такой компании соответственно будет выше. Не для кого уже не секрет, что компании по всему миру выносят производство в страны с низкой стоимостью труда. Не исключением являются и компании-разработчики программного обеспечения.

4. Бесплатно ли внедрение системы? Многие компании-поставщики СЭД, кроме стоимости системы, еще и берут плату за внедрение системы. Это связано с трудоемким процессом при внедрении, который иногда требует и программирования. Для Вас внедрение будет бесплатно, если Вы выберете в пользу СЭД, которая при внедрении требует только ряд пользовательских настроек. Но эта универсальность должны быть заложена на уровне фундамента системы.

5. Какова стоимость дополнительных услуг? Внимательно смотрите не только на цены в прайс-листах, но и на цены за дополнительные услуги, без которых, как окажется после установки, Вы не сможете обойтись. Спрашивайте про все нюансы (внедрение, техническую поддержку, обучение, сопровождение, расчет стоимости при заказе нескольких лицензий и др.) конкретно для Вашей организации.

6. «Подводные камни» во время эксплуатации системы.  Многие системы настолько запутаны и технически сложны, что кроме самого разработчика больше никто не сможет разобраться и оказывать Вам услуги по техническому сопровождению системы. И если Вам понадобиться что-нибудь поменять, то придется платить за эти услуги. Если Вы небольшая компания или у Вас есть собственный отдел с ИТ специалистами, то бессмысленно выбирать СЭД, которую самостоятельно нет возможности поддерживать.

7. Масштабируемость СЭД. Как показывает практика многие компании после установки СЭД, в процессе работы или при расширении компании понимают о необходимости дополнительных возможностей или настройке существующих. Ведь на начальном этапе абсолютно все нюансы предусмотреть не получается. Компания-поставщик, понимая, что перейти на другую систему Вам будет уже очень сложно, может искусственно значительно завышать стоимость необходимых Вам доработок. Чтобы не «попасться на крючок» Вам необходимо сразу уточнять о порядке цен на доработки.

Удачного Вам выбора!

Modern docflow systems (ECM) can up to 75% accelerate the process of documents processing (registration, transfer, concordance, vising, storage); automate up to 80% of the business processes and increase efficiency, and in a few seconds can make easily assign tasks and control their execution; up to 50% reduce the time and financial resources of the organization.

You are already realized all the benefits of automation, if only you analyzed how much you and your employees spend time for searching the latest version of the necessary document, and for concordance the order and other documents, and for understanding on which concordance stage is a document at present time, because the information is transmitted between the executors slowly and by incomprehensible rules. Again, you need to be creative when developing the contract. And then another, and you need to create report by hand, but nobody is safe from mistakes.

Remains the main question - how to choose a suitable docflow system that will solve your specific automation tasks? After all, no one wants to pay for something that will not be used. And the second question - how much does it cost?

This article is aimed to help owners and top managers of the companies to understand what they should look at when choosing the system, and understand pricing in the docflow market. This, in turn, will allow to determine what you are going to pay money for, and whether declared cost of docflow system is argumented.

1. Do you need an industrial database? All the docflow systems are provided on the basis of a platform or database. Often developers to get rid of loads problems, go for the most simple way and build their systems based on an extremely powerful databases such as Microsoft SQL or Oracle. For you, the use of such a database really justified if you are working with millions of documents. If not, then you definitely do not make sense to significantly overpay for equipment to support such a database, as well as the database itself (the cost of licenses). Also technical staff is needed to support such a database and server.

2. Is your supplier direct developer of docflow system? Today, many companies distribute their software via an affiliate network and official representatives. So logically, in such a case, the cost of the system included more margin for the services of these resellers. Moreover, the company, which is a direct developer, unlike the reseller can easily add your desired functionality to the system.

3. Where is your supplier of docflow system geographically located? If it is, for example, Moscow, where the cost of IT specialists labor is high, then the cost of the services of such a company will be accordingly higher. It is not a secret that companies all around the world move manufacture to the countries with low labor costs. Software development companies are not exception.

4. Is system implementation free? Many companies-suppliers of docflow systems, besides the cost of the system, charge for the implementation of the system. Because implementation for them is time-consuming process, which sometimes requires programming. For you, the implementation will be free of charge if you will choose docflow system, which only requires custom settings. But this universality must beat the system foundation.

5. What is the cost of additional services? Look carefully not only on the prices in the system's price-list, but also on the prices for additional services, without which, as you will understand after the installation, you can not operate. Ask about all the details (implementation, technical support, training, maintenance, cost calculation when ordering multiple licenses, etc.) specifically for your organization.

6. «Pitfalls» during the system operation. Many systems are so convoluted and technically complex, that except the developer himself no one else will be able to understand and provide you with services for technical support of the system. And if you will want to change something, you will have to pay for these services. If you are a small company, or you have your own IT department with specialists, then it is meaningless to choose docflow system that cannot be maintained independently.

7. System scalability. As practice shows, many companies after the installation of the docflow system and working some time or because of company expanding, understand the need for additional features or configure existing ones. Because on the implementation phase no one can predict all the details. Supplier company, realizing that it will be very difficult to change the system for you, can artificially inflate the cost of much needed improvements to you. Not to «get caught on the hook» you should clarify the pricing policy for upgrades before implementation of the system.

Good luck with your choice!

 

Подписаться на e-mail рассылку
X
<
>