Форма заказа презентации системы "Типовая автоматизация документооборота приказов"
* Заполните, пожалуйста, форму и нажмите кнопку "Отправить".
После отправки данных с Вами свяжутся в ближайшее время для согласования даты и времени возможной презентации.
x
Форма для вопроса по "Типовая автоматизация документооборота приказов"
* Заполните, пожалуйста, форму и нажмите кнопку "Отправить".
x
Leave feedback on LibOpenOffice

Please, help us to improve LibOpenOffice library. Leave your e-mail address.
In future we can send you some questions via e-mail.

x
We noticed your non-Russian localization.
Would you like to switch to English version of website?

x
Типовая автоматизация документооборота приказов

Данный пример показывает лишь один из возможных вариантов автоматизации документооборота приказов. Весь процесс можно перенастроить согласно конкретных  требований клиента.

 

1. Первым этапом является выбор шаблона, на базе которого будет создаваться приказ. На демонстрационной базе данных «4K-SOFT» настроено несколько шаблонов приказов. Автор документа, Иванов Иван Иванович, выбирает один из них: “Наказ по основній діяльності”.

4К-Документооборот. Выбор шаблона

 

2. Далее автор заполняет основные параметры документа:
- название;
- начальную дату и конечную дату исполнения;
- список вопросов к согласованию и срок согласования документа: 2 дня;
- язык документа;
- ключевые слова;
- примечания и комментарии.
Обратите внимание, что в данном примере:
- дата и номер документа не заполняются, поскольку они будут установлены автоматически после утверждения (визирования) приказа. Заранее они не известны;
- есть возможность автозаполнения основных параметров документа для частосоздаваемых документов.

4К-Документооборот. Основные параметры документа

4К-Документооборот. Вопросы к согласованию

 

3. Далее автор, Иванов Иван Иванович, переходит на закладку “Редактор содержания”, где в режиме редактирования находиться содержимое документа, созданного на базе шаблона данного приказа.
Серым цветом помечены зоны доступные автору к редактированию.
Блоки “Макрос” динамически будут “вытягивать“ информацию с базы данных по мере ее появления (например: номер документа, состояния подписей визирующих и т.д.).

4К-Документооборот. Редактирование документа

 

4. Автор вводит текст приказа и сохраняет документ. После чего в режиме просмотра документ выглядит следующим образом:

4К-Документооборот. Просмотр документа

 

5. Последним шагом на этапе создания и редактирования документа является настройка схемы прохождения приказа между пользователями.
Автор переходит на закладку “Связанные лица” и устанавливает роли пользователей:
- Сг (согласование) Петрову П. П.;
- Вз (визирование) Иванову И. И. и Сидорову С. С.;
- Оз (ознакомление) Борисову Б. Б.;
- Вп (выполнение) Петрову П. П. и Сидорову С. С.;
- Кн (контроль) Иванов И. И. контролирует Петрова П. П. и Сидорова С. С.
Обратите внимание, что в данном примере:
- Об (обсуждение) - этап упущен;
- роли установлены для конкретных пользователей, хотя есть возможность устанавливать для групп пользователей, подразделений, а также целых групп подразделений;
- есть возможность преднастроить роли для частосоздаваемых документов с возможностью давать или не давать автору полностью/частично изменять роли;
- по-умолчанию доступ к документу имеют только пользователи, которые выполняют какую-либо роль (т.е. те, которые есть в этом списке).

4К-Документооборот. Роли пользователей

4К-Документооборот. Контроль за выполнением

 

6. Далее, со списка документов автор на данном документе нажимает пункт контекстного меню “Завершить”, тем самым завершает этап редактирования и отправляет приказ в работу.

4К-Документооборот. Завершение этапа редактирования

 

7. Согласующий Петров П. П. получит уведомление о получение приказа на согласование ему, после чего документ будет доступен на закладке “На согласовании”.
Петров П. П. может поддержать вопросы к согласованию или не поддержать, а также написать комментарий или замечание.
Обратите внимание, что в данном примере:
- установленный срок согласования 2 дня. Перед наступлением конечной даты согласования и после, автор, согласующие, контролирующие и делопроизводитель будут получать соответствующие уведомления;
- согласующий поддерживает все вопросы к согласованию без замечаний и отказов, и после завершает этап согласования.

4К-Документооборот. На согласовании

4К-Документооборот. Согласование документа

 

8. Визирующие, Иванов И. И. и Сидоров С. С., получат уведомления о получение приказа на визирование, после чего документ будет доступен на закладке “На визировании”.
Визирующие имеют возможность:
- посмотреть действие и комментарии пользователей: обсуждающих, согласующих и предыдущих визирующих;
- изменить основные параметры документа;
- установить роли пользователям: выполняющим, ознакамлевающимся и контролирующим;
- отправить документ на доработку автору, а также посмотреть все предыдущие версии документа;
- отправить документ на доп. согласование и изменить срок согласования;
- отправить документ на доп. визирование;
- завизировать документ;
- завизировать документ и отправить на доп. визирование;
- отказать в визировании документа.
Обратите внимание, что в данном примере:
- визирующие сразу визируют документ без замечаний и других дополнительных действий.

4К-Документооборот. На визировании

4К-Документооборот. Визирование документа

 

9. Исполнители, Петров П. П. и Сидоров С. С., получат уведомления о получение приказа на выполнение, после чего документ будет доступен на закладке “На выполнении”.
Исполнители могут задать вопросы или добавить объяснения относительно выполнения приказа, а также добавить исполнителей-подчиненных.
Обратите внимание, что в данном примере:
- в содержание документа динамические макросы “вытянули” из базы данных информацию, которая появилась после завершения этапа визирования документа: дату, номер документа и состояние подписей визирующих;
- конечная дата выполнения 14.12.2013. Перед наступлением конечной даты выполнения и после, автор, исполнители, контролирующие и делопроизводитель будут получать соответствующие уведомления;
- один из исполнителей добавляет объяснение, после чего исполнители завершают этап выполнения, тем самым отправляют документ на контроль.

4К-Документооборот. На выполнении

4К-Документооборот. Выполнение документа

4К-Документооборот. Добавление объяснения

 

10. Контролирующий Иванов И. И. получит уведомление о получение приказа на контроль ему, после чего документ будет доступен на закладке “На контроле”.
Иванов И. И. может отправить приказ на доработку исполнителям или подтвердить выполнение. Кроме того он имеет возможность задать вопросы или добавить объяснения относительно выполнения, а также изменить сроки выполнения приказа.
Обратите внимание, что в данном примере:
- контролирующий сразу подтверждает выполнения документа без замечаний и других дополнительных действий.

4К-Документооборот. На контроле

4К-Документооборот. Контроль документа

 

11. Ознакамливающийся Борисов Б. Б. получит уведомление о получение приказа на ознакомление ему, после чего документ будет доступен на закладке “На ознакомлении”.
Борисов Б. Б. ознакамливается  с приказом и завершает этап ознакомления.

4К-Документооборот. На ознакомлении

4К-Документооборот. Ознакомление с документом

 

12. Приказ считается “отработанным”, когда все участники документооборота данного документа выполнили свои роли.
На всех этапах прохождения документа у пользователей есть возможность (если разрешено) устанавливать роли новым пользователям, тем самым подключать их в документооборот документа.
На всех этапах прохождения документа можно посмотреть его текущее состояния и все действия выполненные над ним.
“Отработанный” документ всегда можно быстро найти по фильтру из списка всех документов в системе.

4К-Документооборот. Текущее состояние документа

4К-Документооборот. Поиск документа

 

 

This page is available only in russian.

 

X
<
>