На сегодняшний день в Украине существует немалое количество всевозможных IT-компаний, которые осуществляют продажу и внедрение различных систем электронного документооборота (СЭД). Это и представительства иностранных IT-компаний, и партнерские компании, и отечественные компании-разработчики.

В наше время о преимуществах от внедрения уже не приходиться говорить, и для потенциального заказчика, который не имел опыта внедрения подобных систем, главным вопросом остается какую же систему выбрать?

В процессе ознакомления с маркетинговыми материалами, презентациями, демо-версиями компаний-поставщиков, очень часто бывает сложно наперед оценить и представить как система будет функционировать в реалиях своего еще неавтоматизированного операционного процесса. Часто стандартные типичные схемы работы, которые предлагают поставщики, не подходят по разным причинам.

Перед внедрением системы, компания-итегратор анализирует операционные процессы заказчика и, в согласовании с его ответственным лицом, составляет так называемую «дорожную карту бизнес-процессов». Это делается для того, чтобы утвердить этапы внедрения. Заказчик подписывает «карту», согласовывает стоимость и примерные сроки.

Начинает автоматизироваться один бизнес-процесс за другим и нюансы возникают по ходу исполнения «дорожной карты». После внедрения каждого процесса, в 95% случаях стороны понимают, что в лучшем случае процесс можно было бы настроить более эффективно, чем уже настроено по факту. Также приходит понимание возможности дальнейшего более глубокой автоматизации сопряженных процессов.

Почему так происходит? Все дело в том, что на этапе выбора системы ни один интегратор системы, даже тот, который будет ее внедрять, не может до конца знать, как настроить все бизнес-процессы эффективно и какие нюансы «всплывут» в будущем. Интегратор хорошо знаком с подобной ситуацией и именно по этой причине просит подписать «карту бизнес-процессов» заранее.

Далее, как правильно, начинаются всевозможные разговоры о том, что для интеграторов это трудоемкий процесс, и он требует дополнительной оплаты. Заказчик в таком случае получает «связанные руки»: с одной стороны он осуществил покупку системы, заплатил за нее немалые деньги, подписал «карту бизнес-процессов», а с другой стороны система работает не так эффективно как требуется и может.

В результате на практике происходит следующее - такие процессы внедрения затягиваются на длительный период времени и приобретенная система обходится заказчику в немалую сумму денег, так как заказчик сначала платит за саму систему, затем за ее внедрение и затем за бесконечные перенастройки бизнес-процессов. Изначально заказчик не владеет подобной информацией и потому покупает «кота в мешке».

Следовательно потенциальному заказчику, на этапе выбора системы, стоит хорошо подумать о вопросах внедрения и масштабирования СЭД в дельнейшем. Например, специалисты компании «4K-SOFT» производят установку системы «под ключ», взяв за основу «чистую» систему, настраивают ее согласно всем необходимым бизнес-процессам, которые в будущем потребует заказчик. И ключевым словом здесь является «в будущем». Для «4K-SOFT» это является одним из ключевых конкурентных преимуществ перед компаниями-дистрибьюторами. В стоимость системы «4К-Документооборот» входит не только сама система, но и ее настройка, а также автоматизация всех вытекающих бизнес-процессов.

Поскольку специалистам «4K-SOFT» еще до входа на рынок СЭД уже были известны сложности внедрения, система «4К-Документооборот» была спроектирована по принципу конструктора и поэтому имеет возможность без проблем перенастроить любой бизнес-процесс, который в будущем не удовлетворит заказчика. Для заказчика такой подход полностью упраздняет необходимость бесконечно доплачивать за перенастройки и предоставляет возможность подписывать финальный акт о сдаче системы по факту ее реальной автоматизации и только в том случае, когда все процессы будут автоматизированы.

Благодаря такому подходу компания «4K-SOFT» имеет возможность гарантировать своим заказчикам получение максимальной эффективности.