Форма заказа презентации системы "4К-Документооборот"
* Заполните, пожалуйста, форму и нажмите кнопку "Отправить".
После отправки данных с Вами свяжутся в ближайшее время для согласования даты и времени возможной презентации.
x
Форма для вопроса по "4К-Документооборот"
* Заполните, пожалуйста, форму и нажмите кнопку "Отправить".
x
Leave feedback on LibOpenOffice

Please, help us to improve LibOpenOffice library. Leave your e-mail address.
In future we can send you some questions via e-mail.

x
We noticed your non-Russian localization.
Would you like to switch to English version of website?

x
Продукты Для предприятий 4К-Документооборот
4К-Документооборот
Вы только-что оплатили продукцию 4KSOFT с помощью системы платежей paypal. Когда paypal потвердить об успешной транзакции - Вы будете оповещены письмом с интрукциямы и ссылкой
Изображение програмы 4К-Документооборот

Система электронного документооборота позволяет работать с:

  • документами любых типов
  • реестрами
  • входящей и исходящей корреспонденцией
  • внутренней почтой
  • электронной почтой
  • внутренним форумом

Система обеспечивает полную замену бумажного документооборота электронным.

Зачем автоматизировать документооборот?

Снижение расходов за счет:
  1. Значительное снижение затрат на расходные материалы (бумага, чернила, канцелярия и т.д.) необходимых для документооборота.
  2. Нет необходимости в содержании архива.
  3. Повышения продуктивности труда:
    1. Значительная экономия времени на подготовку и создание документов.
    2. Значительное снижение срока согласования и визирования документов.
    3. Значительное повышение скорости выполнения поручений.
    4. Быстрый простой поиск и доступ к документам.
    5. Отсутствие «потерянных» документов.
Оптимизация управления:
  1. Учет времени работы сотрудников.
  2. Контроль исполнительской дисциплины.
  3. Прозрачность планов выполнения и контроля.
  4. Составление любых отчетов связанных с документооборотом.
  5. Возможность работать удаленно, находясь не в офисе.
  6. Исключена утечка информации.

 

Отличие «4K-Документооборот» от других систем автоматизации документооборота.

На этапе внедрения:
  1. Простота внедрения, не требует программирования. Отсутствие расходов на внедрение системы.
  2. Эффективность и рентабельность внедрения как для отельных отделов или маленьких предприятий, так и для крупный предприятий с множеством территориально-разделенных подразделений.
  3. Удобный и понятный интерфейс, не требующий специального обучения персонала.
В процессе работы:
  1. Универсальность системы. Возможность проводить любые типы документов. Не требует программирование и дополнительных расходов.
  2. Внутренний HTML-редактор документов. Нет необходимости создавать документ во внешнем редакторе (например, MS Word), а потом подключать в «4K-Документооборот». Создавайте документы по шаблонам моментально, экономя время и деньги.
  3. Стабильная работа, обеспеченная использованием низкоуровневого программирования. Отсутствие сбоев в работе систем.
  4. Уникальная система защиты данных на уровне БД, разработанная на основе многолетнего опыта разработки и сопровождения банковского ПО.
  5. Отсутствие зависимости от разработчиков, а также отсутствие необходимости в содержании высококвалифицированных специалистов для сопровождения системы.
  6. Уникальная система обновлений и контроля версий.

 

Архитектура системы «4K-Документооборот»

Система использует классическую клиент-серверную модель для своей работы. Клиентские приложения под MS Windows подключаются к БД под управлением Sybase Adaptive Server Anyware 12.01 посредством ODBC-драйвера. Система не зависима от каких-либо офисных пакетов или дополнительно программного обеспечения.

Приложение "4К-Документооборот"
Является основным рабочим модулем для делопроизводителя, администраторов разных уровней и рядовых пользователей системы. Дружественный интерфейс, адаптируемый под функциии и права пользователей, легок и прост в освоение. Приложение не требовательно к технике и может работать под ОС MS Windows 98 и выше. Программный код модуля оптимизирован для работы по выделенной линии с низкой пропускной способностью.

Почтовое приложение "4К-Документооборот => рассылки"
Используется для рассылки мгновенных уведомлений о событиях в системе и по электронной почте с целью повышения дисциплины и своевременному реагированию пользователей. Примеры сообщений: «Документ у вас на выполнении…», «Сегодня последний день согласования…», «Ваш документ был возращен вам на доработку утверждающим…» и т.д.

База данных Sybase Adaptive Server Anyware 12.01
Отличается низкими начальными требованиями к технике, а также высокой производительностью на технике среднего и высокого уровня. Является наиболее выгодным соотношением цена/возможности.

 

Примеры автоматизации

Отличием системы «4K-Документооборот» является возможность автоматизации абсолютно любых типов документов.
За основу принимается HTML шаблон, на основе которого создается документ, содержание которого может динамически меняться в процессе его документооборота.
Для каждой организации на базе отдельновзятого шаблона есть возможность индивидуально настроить для документа:

  • внешний вид, содержание и области доступные к редактированию
  • основные параметры (преднастроить даты, сроки согласования, контроля и т.д.)
  • список дополнительных параметров
  • параметры автонумерации
  • возможности и схему прохождения между пользователями
  • права и доступ пользователей
  • правила и ограничения (например: блокировать завершение этапа выполнения документа если нету объяснения)
  • события в системе, возникающие на определенных этапах (например: порождение документа-акта после утверждения документа-приказа)
  • прочее

Заложенная универсальность позволяет системе максимально адаптироваться к потребностям клиента, а не клиенту к возможностям системы.

Пример: Типовая автоматизация документооборота приказов

 

 

Основным приоритетом при разработке системы была ее стабильная работа, универсальность и минимальная зависимость от разработчиков для обеспечения рентабельности использования продукта.

На основе многолетнего опыта был разработан универсальный интерфейс и структура базы данных, которая требует в случае внедрения, только пользовательских настроек, что обеспечивает возможность внедрения на предприятиях различной структуры без доработки программного кода. Это колоссально снижает стоимость услуг по внедрению, и с другой стороны обеспечивает быстрое и эффективное внедрение.

Интерфейс клиентского модуля не был написан под конкретные типы документов - он универсален. Тип документа определяется исключительно шаблоном, на основе которого он создан. Схема прохождения документа определяется настройками для каждого шаблона или группы шаблонов индивидуально. Нет никакой необходимости дорабатывать программный код, если возникнет необходимость в новых типах документов или изменение схемы прохождения любого типа документов. Все можно быстро и гибко настроить.

Стабильная работа система обеспечена отказом от использования .NET платформы или каких-либо еще платформ. Соответственно нет проблем с постоянно обнаруживаемыми ошибками в этих пакетах и зависимости от них. При разработке использован низкоуровневый программный код с использованием собственных наработок и библиотек, проверенных временем. Это также обеспечивает высокую производительность системы на дешевом оборудовании и каналах с низкой пропускной способностью.

Также для поддержки работы системы нет необходимости в привлечения и/или содержании дорогостоящих ИТ - специалистов. Администрировать систему может любой администратор, не имеющий большого опыта администрирования СУБД.

Система сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы. Состоит всего из одного модуля, содержащего интерфейс для работы и настроек. Не требует сложной подготовки персонала для работы с системой. Все операции максимально просты, интерфейс наглядный и интуитивно-понятный. Соответственно это сокращает ваши расходы на обучение персонала.

Большое внимание было уделено защите данных. Уникальная система защиты на уровне базы данных и аутентификации пользователей обеспечивает максимальную защиту и конфиденциальность, а также исключает возможность несанкционированного подключения к базе данных, включая любые технические средства сторонних разработчиков. Наличие специальной системы настройки уровней доступа и прав пользователей, которая является надстройкой над работой СУБД по доступу к данным и для своей работы не использует сложные функциональные возможности СУБД.

Разработана уникальная и максимально простая система обновлений. Передача обновлений для вашей базы данных и клиентских модулей с нашего «Upgrade» сервера на вашу рабочую базу данных осуществляется с использованием технологии SQL Anywhere Remote Server. Каждое рабочее место получает актуальную копию модулей из вашей базы данных. Такая система обеспечивает полный автоматический контроль версий и полную автоматизацию обновлений на рабочих местах, без применения труда администраторов.

 

Why to automate documents workflow?

Expences reduction due to:
  1. Significant expences reduction for consumables (paper, ink, stationery, etc.) necessary for documents workflow.
  2. No need for archive maintenance.
  3. Increase labour productivity:
    1. Significant economy of time for documents preparation and creation.
    2. Significant reduction of terms of documents concordance and vising.
    3. Significant increase of orders execution speed.
    4. Fast and easy search and access to documents.
    5. Absence of "lost" documents.
Management optimization:
  1. Calculation of staff work time.
  2. Control of executive discipline.
  3. Execution and control plans transparency.
  4. Creation of any reports related to documents workflow.
  5. Ability to work remotely while out of the office.
  6. Information leaks excluded.

 

"4K-Documentturn" differences from other documents workflow systems.

On implementation phase:
  1. Ease of implementation that requires no programming. Absence of expences for system implementation.
  2. Efficiency and rentability of implementation, both for separately taken departments or small businesses, and for large enterprises with many geographically separated branches.
  3. Easy and user-friendly interface that do not require special training.
During work process:
  1. System versatility. The ability to work with documents of any type. Does not require programming and additional expences.
  2. Internal HTML-editor of documents. No need to create a document in an external editor (eg, MS Word), and then load it into "4K-Documentturn". Create documents on fly using templates, saving time and money.
  3. Stable work provided by using of low-level programming. The absence of failures in system work.
  4. Unique data protection system on database level which is developed on the basis of years of experience in the development and maintenance of bank software.
  5. Absence of dependence on developers, and also absence of need to keep a highly qualified personnel to support system.
  6. Unique upgrade and version control system.

 

«4K-Documentturn» system architecture

System uses classic client-server model for its work. Client applications for MS Windows connect to Sybase Adaptive Server Anyware 12.01 database through ODBC-driver. System is independent of any office packages or additional software.

Application "4K-Documentturn"
Is the main working module for clerk, administrators of various levels and ordinary users of the system. User-friendly interface, which adapts to functions and rights of the users, is easy and simple to learn. Application do not have high requirements to hardware and can run under MS Windows 98 OS and higher. Module's programm code is optimized for work on channels with lower bandwidths.

Mail application "4K-Documentturn => mailings"
Is used to send instant notifications of system events and via e-mail in order to improve discipline and timely users response. Messages examples: «Document is on execution...», «Today is the last day of concordance...», «Your document has been returned to you for rework by visor...» etc.

Sybase Adaptive Server Anyware 12.01 database
Distinguished by low initial requirements to hardware, and high performance on the hardware of medium and high level. Is the most advantageous price/possibilities ratio.

 

Examples of automation

The ability to automate documents of absolutely any type is the «4K-Documentturn» system difference.
The basis is the HTML template, on which the document is created, content of which may change dynamically during its workflow.
On the basis of template, for each organization it is possible to set and customize for the document:

  • appearance, content and area available for editing
  • basic parameters (preset dates, terms of concordance, control, etc.)
  • list of additional parameters
  • autonumbering parameters
  • possibilities of routing and routing between users
  • rights and access of users
  • rules and restrictions (eg: block the completion of execution stage of the document if no explanation added)
  • system events that occur at certain stages (eg: generation of document-act upon approval of the document-order)
  • others

Built-in versatility of the system allows maximally to adapt to the client needs, rather than forcing the client to adapt to the system's possibilities.

Example: Typical automation of orders workflow

 

 

Main priority when developing the system was its stable work, versatility and minimal dependence on developers to ensure the rentability of product use.

Based on many years of experience was developed universal interface and database structure which requires only user settings in case of implementation, and this advantage allows implementation into enterprises of different structure without programm code modifying. This is tremendously reduces expences for implementation services, and on the other hand provides a fast and efficient implementation.

Client module interface was not written for specific documents types - it is universal. Document type is determined solely by the template on which it was created. Workflow of document depends on settings for each template or group of templates individually. There is no need to modify programm code, if there will be a need for new types of documents or changing workflow settings for any document type. Everything can be quickly and flexibly adjusted.

Stable system work provided by not using .NET platform or any other platforms. Accordingly, there is no problem with the ever-detectable mistakes in these packages and dependence on them. During development was used the low-level programming code with own time-tested solutions and libraries. This is also provides high performance of system on low-cost hardware and on channels with lower bandwidths.

Also, to support system work it is not necessary to attract and/or keep expensive IT-specialists. System can administered by any administrator who does not have much experience of databases administering.

System combines wide functionality and simple work principles. Consists of only one module containing an interface for work and settings. Does not require complex staff training to work with the system. All operations are the most simple, interface is user-friendly and intuitive. Accordingly, it reduces your expences for staff training.

Much attention was paid to data protection. Unique protection system on database level and user authentication ensures maximum protection and confidentiality, and also eliminates the possibility of unauthorized connection to the database, including any third-party technical methods. There is a presence of special system of access levels and users rights settings, which is built-on database work for data access, and does not use complex database functionality for its work.

Unique and the most simple system of upgrades was developed. Transmission of client modules and upgrades for your database from our «Upgrade» server into your working database goes with using of SQL Anywhere Remote Server technology. Each workplace receives a copy of actual modules from your database. Such system provides full automatic version control and full upgrades automation at workplaces without using administrators.

X
<
>